Alors que 91% des organisations estiment avoir réussi leur projet d’implémentation de leur ERP, de nombreuses organisations doivent encore sauter le pas et hésitent à le faire. Comment choisir la bonne solution ? Celle qui correspond aux besoins actuels mais également futurs. Comment mobiliser les équipes en interne pour mener ce type de projet ? Autant de questions légitimes que les directions et les DSI se posent.
D’après l’étude publié par le Panorama Consulting, 5 grandes tendances se dégagent sur le marché des ERP :
- Les projets ERP sont menés pour améliorer le quotidien des collaborateurs de l’organisation notamment en termes d’expérience utilisateur,
- 1 entreprise sur 4 sont insatisfaites de leur ERP mais hésitent à le changer,
- Les ERP “verticaux”, c’est-à-dire spécialisés sur un secteur d’activité, sont les plus déployés en 2020,
- Le Cloud gagne toujours plus de terrain
- Les risques les plus importants concernent la phase de déploiement du projet ERP.
L'ERP au coeur du processus
Les organisations cherchent à optimiser leurs processus globaux afin de gagner en efficacité opérationnelle. Or force est de constater que les ERP en place, souvent technologiquement obsolètes, n’ont pas évolué au rythme des organisations. Malgré ce constat, certaines organisations cherchent à temporiser, souvent en raison de la complexité de la démarche. Ainsi 2 entreprises sur 5 ont pris la décision en 2020 de maintenir leur ERP et d’en faire une mise à jour.
Les freins au changement sont nombreux :
- Manque de ressources en interne pour organiser la réflexion et piloter
- Manque de budget pour mener de tel projet
- Manque de visibilité sur les gains escomptés
Mais 1 organisation sur 3 estime qu’il lui sera nécessaire de changer son ERP actuel à court terme. Les évolutions technologiques toujours plus rapides poussent les organisations à prendre des décisions, le spectre des régressions ou une obsolescence de leur système étant réel.
Mener un projet ERP nécessite de remettre à plat son organisation afin d’en optimiser tous les processus. En ce sens un projet ERP est avant tout un projet organisationnel dont les Directions doivent s’emparer.
Une insatisfaction croissante
Toutefois, 25% des organisations se disent insatisfaites de leur ERP actuel, soit 13% de plus par rapport à l’année dernière. Les raisons de cette insatisfaction résident dans :
- Le manque de flexibilité des ERP dans la prise en compte des changements de processus,
- La complexité des interfaces et de l’ergonomie freinant la bonne prise en main de l’ERP par les collaborateurs,
- Le manque d’intégration de l’ERP avec les autres applications du SI.
L’avènement des ERP verticaux dits « métiers »
Dans le monde anglo-saxon, les ERP se classent en fonction de la taille des entreprises ciblées :
- Tier 1 et 2 : les solutions ciblant les grandes multinationales (par exemple SAP, ORACLE, etc.),
- Tier 3 : les solutions ciblant les ETI et PME. Les solutions dans cette catégorie sont plus récentes et se sont souvent spécialisées sur des métiers spécifiques. On parle d’ERP verticaux (à contrario, les ERP horizontaux s’adressent à tous les types de marchés).
Faire le choix d’un ERP vertical présente de nombreux avantages :
- La couverture fonctionnelle colle aux besoins de votre activitésans développement ou paramétrage fastidieux. Vous limitez donc les risques de dérapage pendant le projet.
- Laroadmap produit est entièrement tournée vers les besoins de votre activité vous assurant ainsi un logiciel toujours évolutif.
Les chiffrent ne trompent pas : seulement 13% des détenteurs d’ERP verticaux sont passés à un ERP généraliste (Tier1) et 80% des projets de changement d’ERP généraliste se sont fait au profit des ERP verticaux ! L’expertise métier, la capacité d’adaptation et d’évolution dans le cloud ainsi que la fiabilité font la différence.
L’avènement des ERP verticaux dits « métiers »
En 2020, 53% des entreprises ont choisi de déployer un ERP Cloud.
En effet, faire le choix d’un ERP « on premise » représente l’inconvénient majeur de reporter sur l’organisation la charge des mises à jour et des risques inhérents à cette opération. Des ressources internes sont mobilisées pour recetter, superviser et agir en cas de régressions fonctionnelles, le tout en essayant de minimiser l’indisponibilité du service auprès des utilisateurs.
Les ERP Cloud sont quant à eux plus flexibles. Ils permettent de disposer d’un outil régulièrement mis à jour par des montées de version effectuées automatiquement à distancer par le prestataire. Ainsi, les organisations ont une solution en constante évolution, sans risque de régression et sans mobilisation de ressources en interne. Les DSI voient l’opportunité de déléguer les tâches les plus chronophages (maintenance, mise à jour…), mais aussi de bénéficier d’un certain nombre de points d’amélioration. Parmi lesquels :
- La garantie d’un meilleur service pour les utilisateurs : disponibilité, performances et sécurité,
- La garantie d’une solution évolutive accompagnant les enjeux de croissance (croissance interne, externe, diversification, etc.),
- La garantie de processus optimisés permettant de croitre sereinement.
Le SaaS pour plus de liberté
3 entreprises sur 4 accèdent à leur ERP dans le Cloud grâce à un abonnement de type SaaS.
L’abonnement annuel permet d’accéder à l’ensemble des services. Grâce à l’abonnement, vous accédez aux services de Cloud (hébergement, sécurité, plan de sauvegarde, engagement de services, etc.), aux modules et leurs évolutions fonctionnelles ainsi qu’à un support et une base de connaissance en ligne.
AIMAIRA facture par module et par nombre d’apprenants en scolarité. Ainsi le coût de votre ERP est maitrisé et facilement prédictible. Cette simplification est la bienvenue dans un monde de l’IT de plus en plus complexe et s’accompagne d’une plus grande agilité pour les organisations qui en font le choix.
Le Cloud pour faciliter le déploiement
75% des entreprises s’accordent pour dire que cette phase de déploiement et de changement de process est ‘difficile’. Vous venez de choisir l’ERP qu’il vous faut, il vous reste donc à choisir le bon intégrateur qui maximisera vos chances de réussir.
Le déploiement par phase est l’approche la moins risquée et d’ailleurs la plus courante. Plusieurs approches sont possibles :
- Par module, par exemple le macro-processus « recrutement et admission »
- Par campus, par programme, par école (s’il s’agit d’un groupe), bref sur un périmètre restreint mais complet en termes de processus.
Cette méthode est privilégiée car, comparativement au Big Bang (méthode consistant à mettre en « go live » l’ensemble de l’ERP en une fois), elle permet aux équipes de s’acculturer progressivement avec l’outil. Elle favorise la conduite du changement dans les organisations en permettant assez vite de montrer des succès sur lesquels capitaliser pour la suite du projet. Enfin cela réduit les risques d’écarts trop importants le jour J ou si tel est le cas le constat se fait plus vite.
La phase de déploiement recouvre de nombreux jalons : la reprise de données, le paramétrage, le recettage, la formation, etc.
Conclusion
AIMAIRA accompagne les écoles de l’enseignement supérieur depuis 6 ans dans la digitalisation de leurs processus de gestion grâce à son ERP dans le Cloud.
Notre ERP est ouvert pour s’intégrer aux SI complexes des écoles. Ainsi, il facilite la centralisation et le partage de l’information auprès des collaborateurs et du large écosystème des écoles (apprenant, familles d’apprenants, enseignants, tuteurs d’entreprises, etc).
*Chiffres provenant du rapport annuel sur le monde de l’ERP publié et réalisé par le Panorama Consulting.
