Ce 25 mars 2021 est sorti le guide du programme Erasmus+ 2021-2027 sur le site de la commission Européenne ! Ce programme vise à dématérialiser les procédures administratives de la mobilité étudiante Erasmus + et s’appuie sur 3 outils développés dans le cadre de projets Erasmus + : La carte étudiante européenne (ICEE), L’application mobile Erasmus+, Le réseau Erasmus without Paper.
A quoi contribue ce programme ?
- Créer un espace européen d’enseignement supérieur
- Accompagner l’accroissement des mobilités
- Développer les alliances universités européennes
- Accroître inclusion et impact
INE provisoire vs INE définitif
La collecte de l'INE depuis le portail d'inscription
Au moment de l’inscription, l’apprenant saisit son INE (qu’il soit provisoire ou définitif) dans les rubriques Scolarité et CVEC. Une interface avec le Crous permet de valider le couple INE/CVEC.
Ces éléments sont stockés dans la fiche de l’apprenant sur la période.
Les données dans le backoffice
AIMAIRA stocke l’information du numéro INE à deux endroits :
- Sur la fiche de l’apprenant : qui sera l’INE définitif
- Sur la période de l’apprenant : Ce numéro a une temporalité et est lié à la CVEC validée par le CROUS au moment de l’inscription.
Ce mode opératoire garantit une traçabilité maximum.
Le contrôle et la création de l'INE définitif
La base des INE des apprenants en cours de scolarité de l’école est scrutée quotidiennement pour isoler les INE provisoires des INE définitifs ou absent grâce à un algorithme contenant les règles de codification émises par INES (Identifiant National dans l’Enseignement Supérieur).
Les apprenants en cours de scolarité dont l’INE n’est pas définitif font l’objet d’une requête par AIMAIRA pour collecter les informations nécessaires à remonter auprès d’INES via leur webservice. Les champs nécessaires sont :
- Nom de famille de l’étudiant (obligatoire)
- Premier prénom (obligatoire)
- Sexe de l’étudiant (obligatoire)
- Date de naissance (obligatoire)
- Lieu de naissance (obligatoire)
- Etablissement (obligatoire)
- Deuxième prénom de l’étudiant (facultatif)
- Troisième prénom de l’étudiant (facultatif)
- Nom d’usage de l’étudiant (facultatif)
INES crée et retourne un INE lorsque tous les éléments sont corrects. AIMAIRA interroge quotidiennement INES via leur webservice pour récupérer les numéros ainsi créés et les stocker automatiquement dans le backoffice sur la fiche de l’apprenant.
Les erreurs potentielles sont identifiées en amont et en aval de l’opération :
- En amont : AIMAIRA identifie les apprenants ne disposant pas de toutes les informations nécessaires à l’émission de leur INE et en communique la liste auprès de l’école avant la demande auprès d’INES afin de ne pas surcharger inutilement les webservices.
- En aval : INES permet de suivre les immatriculations en cas de litige (un litige étant un problème de cohérence ou de doublon identifié lors d’une immatriculation) ou un code et un message d’erreur sinon : AIMAIRA fournit ces éléments à l’école par mail.
- Vous êtes maintenant prêts pour la prochaine étape : création de l’ESI. Là encore AIMAIRA vous accompagne jusqu’au bout. Ce sera l’objet de notre prochain article.
