Gestion des inscriptions
Introduction à l'inscription
AIMAIRA est un ERP full web et SaaS dédié à la gestion des inscriptions des apprenants dans l’enseignement supérieur.
Il permet de gérer l’ensemble du processus d’inscription et de réinscription, en intégrant les dimensions administratives, documentaires, réglementaires et financières.
Inscription des apprenants en ligne
AIMAIRA met à disposition un site d’Inscription en ligne permettant aux apprenants de réaliser leur inscription de manière dématérialisée.
Le parcours est accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Accessible partout, à tout moment
Un site Inscription qui permet de
Un parcours complet et intuitif pour les apprenants
Inscriptions administratives
Collecter les informations administratives (état civil, coordonnées, informations de naissance)
Contacts associés
Renseigner les contacts associés (parents, responsables financiers)
Parcours scolaire
Déclarer le parcours scolaire antérieur
Documents obligatoires
Collecter les informations administratives (état civil, coordonnées, informations de naissance)
Déclaration CVEC
Déclarer l'accomplissement de la CVEC
Signature en ligne
Signer en ligne les documents contractuels (contrat de scolarité, conditions générales, règlement intérieur)
Règlement d'acompte
Régler un acompte d'inscription (carte bancaire, virement ou chèque)
Personnalisation du dossier d'inscription
Le processus d’inscription est paramétrable par programme, afin de s’adapter aux spécificités des formations et des publics.
Frais de scolarité
Les frais de scolarité, le montant de l'acompte et les modalités de paiement
Liste des documents
La liste des documents à fournir demandés par l'établissement
Questionnaires
Les questionnaires soumis aux apprenants
Documents à valider
Les documents à valider lors de l'inscription (CGV, règlements, chartes)
Mails automatiques
Les modèles de mails automatiques envoyés aux apprenants
Configuration flexible
Adaptation par programme pour respecter les spécificités de chaque formation
Suivi administratif des inscriptions
Les équipes administratives pilotent les inscriptions depuis votre espace dédié
Les fonctionnalités disponibles couvrent
Suivi des étapes du processus d'inscription
Contrôle, validation ou rejet des documents
Traitement des dossiers en masse
Communication avec les apprenants par mail (individuelle ou en masse)
Édition de documents administratifs (attestation d'inscription, certificat de scolarité, etc.)
Identification des documents manquants
Un état permet de suivre la situation de chaque apprenant
Admis
En cours d'inscription
En cours de scolarité
Autres situations (renonciation, démission)
Référentiel Apprenant
L’univers Inscription repose sur un référentiel Apprenant centralisé
Qualifier chaque apprenant
Campus et marque
Programme et spécialité
Régime d'inscription
Année scolaire
État administratif
Les données sont accessibles
Via les menus de recherche et de filtrage
Dans la fiche apprenant, qui centralise les informations, documents et historiques
Via des ODatas, pour l'exploitation dans les outils de reporting et de Business Intelligence
Intranets Apprenant et Contact
AIMAIRA propose des espaces en ligne dédiés : personnalisables, responsives et bilingues
Intranet Apprenant
Il permet à l’apprenant de :
Consulter son planning, cours, notes et absences
Accéder aux documents pédagogiques et administratifs
Gérer ses démarches administratives et ses paiements
Répondre aux questionnaires de l'établissement
Procéder à une réinscription
Intranet Contact
Il permet au responsable légale de :
Consulter certaines informations académiques
Accéder aux documents administratifs
Suivre et effectuer les paiements
Communiquer avec l'établissement
Réinscription des Apprenants
Les fonctionnalités disponibles pour la réinscription sont identiques à celles de l’inscription initiale
Par les équipes administratives
Depuis le backoffice Manage
Par l'apprenant
Directement depuis son intranet
Gestion financière liée aux inscriptions
AIMAIRA intègre la gestion financière des inscriptions et de la scolarité
Gestion multi-entités
Multi-campus, multi-marques et multi-sociétés de facturation
Gestion multi-payeurs
Particuliers, entreprises, organismes
Facturation
Générations des factures et des avoirs
Paiements en ligne
Via vos différentes plateformes de paiement
Prélèvements SEPA
Gestion des prélèvements automatiques
Suivi financier
Balances clients et balances âgées
Relances
Relances de paiement par mail
Relevés de compte
Accès aux relevés pour les apprenants et contacts
