L'École de design a adopté la solution AIMAIRA en 2022 afin d'optimiser sa gestion administrative et faciliter le quotidien de son équipe. Nous avons rencontré Véronique GUYOT, directrice de l'établissement, pour recueillir son retour d'expérience.
Témoignage de Véronique GUYOT, Directrice adjointe de l’Ecole de Design, sur la digitalisation réussie de la gestion administrative
Je suis Véronique GUYOT, directrice de l’École de Design. Avec ma collègue Virginie, directrice adjointe, nous avons choisi de mettre en place AIMAIRA pour améliorer la gestion de notre établissement. Notre mission est de garantir un cadre de travail optimal aux étudiants et au personnel administratif tout en veillant à l’efficacité des processus internes.
Dans quel contexte avez-vous découvert AIMAIRA ?
Nous cherchions une solution pour soulager notre équipe, composée de seulement deux personnes, face à une charge administrative très importante. Chaque année, nous devions gérer manuellement des centaines de candidatures et dossiers, ce qui devenait ingérable. Après avoir étudié plusieurs logiciels concurrents, nous avons découvert AIMAIRA via LinkedIn. Après une présentation détaillée, nous avons immédiatement perçu le potentiel de cette solution qui répondait à nos attentes tant en termes de fonctionnalités que d’adaptabilité.
Quels étaient vos principaux défis avant d'utiliser AIMAIRA ?
Nous gérions toutes les candidatures sur papier, ce qui était extrêmement chronophage. La gestion des dossiers administratifs, des paiements, des contrats d’alternance et des certificats de scolarité prenait un temps considérable.
Le risque d’erreur humaine était également élevé, ce qui pouvait entraîner des retards ou des oublis dans le traitement des demandes. Avec une structure de 150-160 élèves, nous devions trouver une solution efficace nous permettant d’automatiser ces tâches sans pour autant perdre le contact humain avec nos étudiants.
Comment s'est déroulée la mise en place de l’ERP au sein de l’Ecole de Design ?
Nous avons été très impliqués dans le processus afin d’assurer un déploiement rapide et efficace. Nous voulions que cela fonctionne rapidement, alors nous avons répondu à toutes les demandes de notre chef de projet avec réactivité. Le déploiement a commencé en octobre et en janvier tout était opérationnel. Nous avons suivi des formations et collaboré étroitement avec l’équipe AIMAIRA pour assurer une transition fluide. Ce qui nous a marqués, c’est la disponibilité et la pédagogie des équipes qui ont su répondre à toutes nos interrogations et adapter la plateforme à nos spécificités.
Comment utilisez-vous la solution au quotidien ?
AIMAIRA est devenu un outil incontournable dans notre gestion quotidienne. Nous l’utilisons pour :
- Suivre les candidatures,
- Gérer les paiements en ligne,
- Valider les dossiers,
- Suivre les alternants,
- Gérer les échéanciers.
Récemment, nous avons également adopté le Livret d’Apprentissage Numérique, qui facilite l’accompagnement des employeurs et étudiants.
Nous avons mis en place des alertes automatisées pour le suivi des paiements et la signature des contrats, ce qui a considérablement simplifié notre organisation.
Quels sont les aspects les plus utiles d'AIMAIRA pour vous ?
C’est une solution globale qui nous fait gagner un temps précieux. Par exemple, la dématérialisation des certificats de scolarité évite de devoir les rééditer en permanence. Les bulletins de notes sont générés automatiquement, supprimant la nécessité de calculs manuels.
De plus, l’intégration des modules de suivi des alternants nous permet de centraliser toutes les informations et de collaborer plus efficacement avec les entreprises partenaires.
Quels sont les principaux bénéfices observés depuis l'utilisation du logiciel ?
Nous avons libéré du temps pour nous concentrer sur d’autres aspects essentiels, comme les partenariats et l’accompagnement pédagogique. AIMAIRA a réellement allégé notre charge de travail. Aujourd’hui, nous pouvons mieux anticiper les périodes de forte activité et nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’école et nos étudiants.
Comment jugez-vous votre relation avec l'équipe AIMAIRA ?
Excellente ! Pendant le déploiement, nous avons beaucoup échangé avec notre Chef de Projet, et aujourd’hui, le support technique est très réactif. Nous avons toujours une réponse rapide, souvent dans la journée. Nous apprécions particulièrement leur approche proactive : ils nous proposent régulièrement des mises à jour et des solutions adaptées à nos besoins en évolution.
Quel est votre niveau de satisfaction global ?
Nous sommes très satisfaits ! AIMAIRA a transformé notre manière de travailler et répond à nos besoins. Nous recommanderions sans hésiter cette solution à d’autres établissements. Nous avons gagné en efficacité, réduit notre charge administrative et amélioré notre gestion quotidienne.
Merci Véronique de nous avoir partagé votre expérience.
L’expérience de l’École de Design avec AIMAIRA met en avant les gains de temps et d’efficacité apportés par la solution aux établissements d’enseignement supérieur. Ce témoignage illustre parfaitement comment la digitalisation peut révolutionner la gestion administrative d’une équipe.
