AIMAIRA accompagne les établissements d’enseignement supérieur dans l’optimisation de leurs processus administratifs et pédagogiques. Aujourd’hui, nous avons le plaisir de recueillir le témoignage de Pierre-Antoine GUITTENY, directeur des études et du CFA à l’École Supérieure du Bois (ESB), qui nous partage son retour d’expérience sur l’utilisation d’AIMAIRA.
Témoignage Pierre-Antoine GUITTENY, Directeur des études et du CFA à l’Ecole Supérieur du Bois
Je suis Pierre-Antoine GUITTENY, directeur des études et directeur du CFA à l’ESB. Mon rôle consiste à organiser et planifier l’ensemble des études de l’école, ainsi qu’à gérer tous les aspects liés à l’apprentissage, qu’ils soient sociaux, juridiques ou administratifs.
Comment avez-vous découvert AIMAIRA et dans quel contexte avez-vous choisi cette solution ?
Lorsque je suis arrivé à l’ESB, il y avait un réel besoin de moderniser notre système de gestion. L’outil que nous utilisions était devenu obsolète, difficile à utiliser et ne bénéficiait plus de maintenance. Il était clair qu’il fallait une solution plus agile, plus moderne et adaptée à nos besoins. Nous avons étudié plusieurs options et, après des prises de références et des échanges avec d’autres établissements, nous avons décidé d’opter pour AIMAIRA.
Comment s'est déroulée la mise en place d'AIMAIRA au sein de votre établissement ?
Le déploiement s’est fait progressivement en collaboration avec l’équipe d’AIMAIRA. Nous avons pu bénéficier d’un accompagnement de qualité, notamment avec une équipe projet AIMAIRA, qui nous a guidés tout au long du projet. A ce titre, je remercie particulièrement Laura et Bardya qui nous ont accompagnés dans le déploiement de la solution.
Nous avons d’abord testé un périmètre réduit avant d’étendre l’utilisation du logiciel à l’ensemble de nos formations et campus. Cette approche nous a permis de monter en compétence rapidement et d’adapter progressivement nos processus à la nouvelle solution.
Comment utilisez-vous le logiciel au quotidien ?
Nous utilisons AIMAIRA pour quasiment tous nos processus. La planification pédagogique est entièrement gérée via le logiciel. Cela nous permet de structurer les maquettes pédagogiques et d’optimiser les emplois du temps.. En ce qui concerne la gestion administrative, nous l’utilisons pour suivre les admissions, les inscriptions et la progression des étudiants tout au long de leur parcours.
Le suivi des finances est également facilité grâce à AIMAIRA, qui nous permet de gérer les paiements, la facturation et les interactions avec nos partenaires financiers. De plus, nous sommes en train de finaliser le déploiement de la gestion des relations avec les entreprises afin d’améliorer la fluidité des échanges avec nos partenaires.
Enfin, nous avons intégré AIMAIRA à la gestion des salles et à l’affichage dynamique. Les plannings sont ainsi diffusés en temps réel sur les écrans de nos locaux. Nous avons adopté une approche très proactive dans l’utilisation du logiciel, en testant directement ses fonctionnalités et en nous impliquant activement dans ses configurations afin d’en exploiter pleinement le potentiel.
Quels sont les principaux bénéfices que vous avez constatés depuis la mise en place d'AIMAIRA ?
Grâce à AIMAIRA, nous avons constaté plusieurs améliorations majeures dans notre gestion quotidienne. L’outil nous a permis de gagner un temps considérable en optimisant les processus administratifs et pédagogiques. La centralisation des données a également été un véritable atout : toutes les informations sont désormais structurées et accessibles, ce qui réduit les risques.
Les échanges internes entre les différentes équipes se sont fluidifiés, permettant une meilleure coordination et une plus grande réactivité. L’expérience utilisateur a également été améliorée, aussi bien pour les étudiants que pour les enseignants, qui disposent d’un accès plus intuitif et plus efficace aux informations.
Enfin, l’optimisation des workflows a considérablement simplifié le suivi des tâches et des validations, offrant une vision plus claire de l’avancement des processus et facilitant leur gestion au quotidien.
Avez-vous des exemples concrets d'améliorations obtenues ?
Oui, avant un intervenant pouvait attendre longtemps avant d’avoir son contrat validé et signé. Aujourd’hui, tous les contrats sont validés dans le mois suivant le début du semestre.
Autre exemple : la gestion des plannings. Avant, elle était chaotique, avec des erreurs fréquentes et des ajustements de dernière minute. Désormais, avec AIMAIRA, nous avons une vision claire et un contrôle optimisé, ce qui facilite la vie des enseignants comme des étudiants.
Quel est l'impact de l'ERP sur votre efficacité globale ?
L’impact est très positif. Nous avons gagné en fluidité et en visibilité sur nos processus. Les équipes sont plus autonomes, les erreurs ont été réduites et nous avons renforcé notre capacité à gérer l’ensemble de nos formations.
Quel est votre niveau de satisfaction globale avec AIMAIRA ?
Je dirais que nous sommes très satisfaits. La solution est robuste et évolutive, et nous permet d’aller plus loin que ce que nous avions initialement prévu.
Bien sûr, il y a toujours des axes d’amélioration, mais l’équipe d’AIMAIRA est très réceptive aux retours clients et nous avons pu collaborer activement à l’évolution du produit.
Y a-t-il des améliorations que vous aimeriez voir dans les futures versions ?
Oui, nous avons identifié quelques axes d’amélioration qui pourraient encore optimiser notre utilisation d’AIMAIRA. Nous aimerions davantage d’automatisation dans les workflows, notamment pour l’envoi automatique des mails d’absence. Cela fluidifierait la communication et améliorerait l’efficacité.
La gestion avancée des contrats est également un point clé, avec la possibilité d’intégrer des grilles tarifaires différenciées selon les modalités d’enseignement. Cela nous aiderait à mieux structurer et automatiser la gestion financière liée aux interventions des enseignants. De plus, un suivi des notes et des crédits ECTS nous permettra de mieux nous aligner sur les normes européennes, en facilitant les calculs et la gestion des résultats académiques.
L’optimisation de l’affichage dynamique des plannings est un autre axe sur lequel nous aimerions progresser. Bien que cette fonctionnalité soit déjà intégrée, nous souhaitons la perfectionner pour offrir une expérience encore plus fluide et intuitive aux utilisateurs. Enfin, nous aimerions participer plus activement à la co-construction des évolutions du logiciel, par exemple à travers un club utilisateur ou des sessions d’échange régulières, afin d’apporter notre expertise et de contribuer à l’amélioration continue de la solution.
L’expérience de l’ESB illustre parfaitement comment un ERP bien conçu peut transformer en profondeur la gestion d’un établissement. Grâce à AIMAIRA, l’école a gagné en agilité, en cohérence et en efficacité au quotidien.
Un grand merci à Pierre-Antoine GUITTENY et à l’École Supérieure du Bois pour leur confiance et leur retour d’expérience !
