Finance
Faciliter la gestion de la facturation et des paiements des établissements d’enseignement supérieur.
Maitriser la gestion financière
La sécurisation du chiffre d’affaires ainsi que la maîtrise des encours de paiement sont des sujets majeurs pour les établissements d’enseignement supérieur comme pour n’importe quelle organisation.
Le financement du diplôme d’un apprenant est un process complexe qui peut faire intervenir plusieurs financeurs à des moments différents dans son parcours (parents, OPCO, entreprise, etc.).
Centraliser l’information sur chaque fiche apprenant garantit une meilleure lisibilité.
La Finance est une solution de gestion commerciale intégrée dans le logiciel AIMAIRA. Elle centralise toutes les données financières relatives aux apprenants et candidats, qu’ils soient inscrits en formation initiale, en apprentissage, en contrat de professionnalisation ou en formation continue. Il convient de souligner que, bien qu’appartenant au domaine de la Finance, AIMAIRA n’est pas un logiciel de comptabilité.
Edition des documents liés à la finance
- Emission des factures
- Génération des attestations de présence et des certificats de réalisation pour les formations en alternance.
- Création de fichiers comptables personnalisés (au format csv, txt, etc.) adaptés à votre logiciel de comptabilité, comprenant la création des tiers, les écritures de vente et de trésorerie.
- Établissement d’un relevé de compte exhaustif regroupant toutes les données financières de l’apprenant en formation initiale. Ce relevé peut être modifié dans le backoffice et est également accessible à l’apprenant et à ses parents sur leur Intranet respectif. Il est mis à jour en temps réel.
Réception des paiements
- Vérifier la réception des sommes dues
- Déclarer pour chaque apprenant la réception de la somme concernée dans AIMAIRA
- Suivi de la réception du fichier pour intégrer les informations dans le logiciel comptable
Suivi de la gestion financière des apprenants
Des fonctionnalités de suivi et de contrôle sont intégrées nativement dans le backoffice :
- La balance apprenant offre un aperçu en temps réel de la situation financière de chaque apprenant, indépendamment de son régime d’inscription.
- Le menu Balance client permet de consulter la situation financière d’un programme, d’un régime d’inscription ou d’une société de facturation : il affiche les factures émises et à émettre, les paiements reçus et à recevoir.
- Le menu Balance âgée permet d’identifier les clients en retard de paiement et de connaître la durée de retard.
Il est possible de marquer les apprenants en situation d’impayés ou ayant une situation particulière sur le plan personnel :
- Mise à disposition de Odatas (jeu de données complets actualisables) reprenant l’ensemble des données financières de l’ensemble des sociétés de facturation.
Suivi des dossiers financiers au cours de l'année
- Initier des rappels de paiement pour informer les clients que la date d’échéance approche et les encourager à approvisionner leurs comptes.
- Effectuer des relances auprès des clients en situation de paiement défaillant.
- Procéder aux remboursements en cas de versements excessifs.
- Effectuer le suivi des balances à équilibrer, c’est-à-dire des dossiers qui ne respectent pas la règle selon laquelle les prestations payées doivent correspondre aux prestations facturées.
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