Les étudiants ne s’inscrivent plus seulement à des formations diplômantes préétablies. Ils construisent leur avenir en personnalisant leur parcours.
Les périodes en entreprise, les cours à la carte ou encore les séjours à l’étranger sont autant de possibilités dont ils disposent pour développer leurs compétences et leurs connaissances.
Cette densification de l’offre de formation et des parcours peut vite devenir un casse-tête pour les personnes en charge du suivi administratif de ces apprenants. Votre établissement doit focaliser ses efforts sur 5 moments majeurs pour garantir une expérience étudiante réussite et engageante.
Le premier contact avec votre école
Tout responsable du recrutement vous le dira, rien n’est plus important que la première impression. L’école mobilise un certain nombre de moyens pour faire candidater les meilleurs éléments : présence à des salons physiques ou virtuels, publicité sur les réseaux sociaux, présence sur internet, etc.
Ne perdez pas vos candidats avec un processus de candidature non digitalisé ! Il vous faut maintenir l’impression positive en travaillant l’expérience du candidat jusqu’à son admission et son inscription.
Pour piloter cette phase cruciale du recrutement, vous pouvez vous appuyer sur des solutions technologiques de plus en plus innovantes comme des candidatures vidéo asynchrones ou la transmission d’un dossier de candidature digital, personnalisé en fonction du parcours choisi et de la situation du candidat.
Les premiers échanges avec votre administration
Cœur même de l’école, votre service administratif ne cessera d’être sollicité par vos étudiants. Les collaborateurs qui y travaillent sont en quelques sorte la vitrine de votre organisation. Autant éviter toute crispation chez vos étudiants pour un simple document administratif égaré lors de la remise de son dossier d’inscription par exemple.
Favoriser une relation de confiance, cordiale et durable auprès de vos étudiants en équipant vos collaborateurs d’outils de gestion qui leur permettent de :
- Visualiser facilement les informations et les coordonnées des apprenants,
- Valider rapidement les pièces téléchargées lors de l’inscription
- Traiter les demandes particulières des étudiants
- Relancer les retardatairesen masse
Le suivi des cours
Pour certains étudiants, une fois dans votre établissement, la prise d’indépendance est plus simple que pour d’autres.
Dans le but de leur permettre de suivre au mieux leur scolarité et de faciliter toutes leurs démarches administratives fastidieuses, votre école doit mettre à leur disposition un espace dédié qui centralise l’ensemble des informations.
La délivrance de ses examens
Les examens restent un temps fort de la scolarité des apprenants. Avec des parcours de plus en plus personnalisés et des phases d’apprentissage morcelées, nombreux sont les étudiants à passer des évaluations spécifiques.
Pouvoir planifier les examens en amont est un atout pour vos services administratifs. Ils peuvent ainsi dédier une salle, définir une durée d’examen et un temps de préparation à une évaluation très simplement.
Par ailleurs, les établissements sont nombreux à multiplier les contrôles continus et à les prendre en compte dans la moyenne en plus des examens finaux. Ce contrôle continu prend diverses formes : examen écrit, oraux, en groupe via un QCM ou encore une étude de cas, etc.
Ceci complexifie les règles de calcul et l’édition des bulletins et rend indispensable l’usage d’un logiciel adapté. Sans parler des saisies de notes souvent chronophages : le plus simple reste de récupérer les notes directement auprès des enseignants sans avoir à ressaisir les notes dans votre logiciel de gestion. Ainsi, vous faites gagner du temps à la fois à vos professeurs et vos équipes tout en limitant le risque d’erreurs.
Les premiers pas dans le monde professionnel
L’entrée dans l’enseignement supérieur marque le commencement de la construction d’un avenir professionnel pour la plupart des étudiants. Or cet avenir se construit certes par l’acquisition de compétences académiques mais également par la mise en situation : les étudiants gagnent à multiplier les contacts avec le monde professionnel au travers de stages, d’études en alternance, de participation à des forum ou des conférences.
Le succès de l’apprentissage démontre ce besoin de construction d’un projet professionnel concret pour les étudiants. En effet, en 2019, la France comptait plus de 480 000 apprentis, soit 16% de plus par rapport à 2018.
Le service Relation Entreprise est au cœur de ces problématiques. Outre l’aspect relationnel, ce service a également la charge administrative de la gestion des contrats. Editer et suivre la signature des différentes conventions (stages, contrats d’apprentissage ou de professionnalisation) et facturer les OPCO représentent la majeure partie des tâches administratives de ce service.
Permettre aux apprenants d’initier leur convention depuis leur espace est une solution développée par AIMAIRA. Effectivement, l’apprenant renseigne les coordonnées de l’entreprise accueillante et son tuteur entreprise depuis son intranet pour permettre au service Relation Entreprise de vérifier les informations et d’entrer en contact avec l’entreprise.
En conclusion
Offrir une expérience étudiante en adéquation avec les ambitions de votre école est un incontournable que nombre d’établissements ont déjà pris en compte.
Appuyez vous sur une solution robuste, flexible et évolutive telles qu’AIMAIRA pour y arriver.
