Comment choisir un ERP ?

Identification des étapes

Avant de choisir un ERP, il est important d’identifier les différentes étapes du projet.

Identification des problématiques

La mise en place d’un ERP répond toujours à une ou plusieurs problématiques principales. Il s’agit de déterminer ce qui doit être solutionné en priorité pour obtenir des résultats rapides et s’assurer de l’engagement des utilisateurs.

Par exemple : Je manque de visibilité sur les encours d’inscriptions, ce qui m’empêche de m’organiser dans mon travail. La mise en place d’un processus d’inscription totalement digitalisé solutionne cette problématique.

Utilisation d'un cahier des charges

Le cahier des charges clarifie, formule et hiérarchise les besoins et les priorités. Mais si vous souhaitez vous en passer, quelques conseils pour vous guider :

Déterminez les fonctionnalités indispensables, qui doivent demeurer prioritaires, et les fonctionnalités « bonus », qui doivent rester secondaires afin de hiérarchiser les besoins.

Restez ouvert aux propositions de votre éditeur, si vous choisissez une solution ERP c’est pour remettre à plat votre organisation, pour améliorer votre efficacité opérationnelle

Vérification des besoins de l'ERP

Une fois que vos besoins ont été décrit et que l’éditeur en a pris connaissance, il faut vérifier l’adéquation de vos exigences fonctionnelles avec la solution logicielle en distinguant bien :

Ce qui existe de base
Ce qui nécessite paramétrage
Ce qui nécessité un développement spécifique
Ce qui n’existe pas mais est programmé dans la roadmap produit.
Ce qui n’existera pas et n’est pas prévu.

Nous vous recommandons d’utiliser une check-list des fonctionnalités clés souhaitées.

Test par démo, jeu d'essai ou POC

La phase de démo est très importante. N’hésitez pas àfaire participer des personnes avec des profils variés. La démo est un élément clé dans la conduite du changement. Elle reflète la capacité à s’approprier l’outil.

Néanmoins, une démo doit être ciblée sur des métiers précis. Demandez plusieurs démos avec des objectifs différents, comme :

Une démo sur les process en amont de la scolarité
Une démo sur la gestion de l’offre pédagogique de l’apprenant et éventuellement des ressources.

La phase de démo peut également aboutir sur un jeu d’essai pour les cas les plus complexes. Le jeu d’essai ou POC (proof of concept) vous permet de manipuler la solution avec des jeux de données que vous aurez préalablement préparés.

Calcul du coût du projet

Pour calculer le coût d’un projet qui vise à choisir un ERP, deux indicateurs sont indispensables :

ROI

(Return Over Investment)

Ratio bénéfices/coûts sur une durée donnée

TCO

(Total Cost of Ownership)

Coût total possession sur plusieurs années

Le TCO doit dorénavant prendre en compte plusieurs autres coûts depuis l’avènement du SaaS :

Coût en phase de déploiement
Coût en phase de « run »

Indicateur le plus répandu, le ROI sous-entend de définir les bénéfices ainsi que le taux de risque pour compléter son calcul. En plus, les bénéfices identifiés vous servent pour communiquer sur le projet et assurer un bon taux d’appropriation.

Exemple de bénéfices métiers :

Hausse des revenus sans augmentation des frais administratifs
Augmentation du taux de satisfaction de l’écosystème (professeurs, étudiants, personnel, etc.)
Diminution des taux d’erreurs liés à une mauvaise saisie

Exemple de risques projet :

Délais, budget et technologie inadéquats
Equipe projet côté éditeur ou école non compétente
Technologie dépassée

Déterminer des critères

Il y a plusieurs critères à déterminer pour choisir son ERP.

Les critères technologiques

Mobilité

Pour qu’un écosystème se connecte depuis le domicile ou le bureau par un simple accès à une connexion internet, il faut répondre avec un ERP full web et dans le cloud.

Evolutilité

L’hébergeur doit garantir le service même en période de pic, comme lors des candidatures ou inscriptions. L’infrastructure et le réseau se doivent d’être monitorés 24/7.

Sécurité et disponibilité

Faire appel à des hébergeur qualifié pour assurer une protection des données. AIMAIRA s’appuie sur Microsoft Azure pour garantir 99,9% de disponibilité à ses clients.

Ouverture

Reliez vos applicatifs (CRM, logiciels comptables, etc.) à l’ERP grâce à une API directement intégrée à votre solution.

Exemple de questions à se poser, même si vous n’êtes pas informaticien :

Le logiciel est-il compatible Cloud ?
Sur quelle base de données fonctionne-t-il ?
Quel environnement de développement est utilisé ?
Comment puis-je échanger des données avec des logiciels externes ou avec mon site web ?

Les critères liés à l'équipe

Pour beaucoup d’écoles, mettre en place un ERP est encore synonyme de projets à rallonge. Voici une méthodologie adaptée aux projets qui doivent se finaliser rapidement (par exemple pour la rentrée prochaine ou pour les prochaines sessions de recrutement).

Axée sur une formation et le paramétrage des processus standards de la solution, cette méthodologie a pour objectif de faire démarrer votre projet en 1 mois.

Cette approche peut bien entendu être adaptée aux besoins et à la stratégie du client.

Exemple de questions à se poser avant de commencer :

L’éditeur dispose-t-il d’une équipe de consultants fonctionnels en interne ? Quels sont leurs profils, leur niveau d’expertise métier et informatique ?
Comment sont structurés les effectifs notamment sur la R&D (cela déterminera la roadmap produit) et sur le support ?
Existe-t-il une notice en ligne ? Quelles sont les méthodologies appliquées ?

Contactez-nous dès maintenant !

Découvrez rapidement les fonctionnalités de notre logiciel