Les établissements d’enseignement supérieur sont pour la plupart liés au ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation. Ce ministère mène de nombreuses études auxquelles les établissements doivent participer. Les études portent sur divers sujets, prennent différentes formes et sont plus ou moins récurrentes. La plus grande enquête est l’enquête 26. Elle a pour objectif de recenser les effectifs (agrégés) des étudiants et leur diplomation auprès d’établissements d’enseignement supérieur. Elle est obligatoire au regard de la loi. Plusieurs dispositifs sont donc mis en place pour répondre à cette enquête dont SISE, devenue un incontournable pour les établissements du supérieur. Ici, nous vous expliquons comment votre outil de gestion vous accompagne et facilite la réponse à cette enquête.
Pourquoi réaliser une enquête ?
L’enseignement supérieur est un secteur vaste. Les établissements, comme leurs étudiants, ont des profils différents et en avoir une cartographie globale peut rapidement devenir complexe.
C’est à cette fin que le ministère a chargé la Direction des Etudes, de la Prospective et de la Performance (DEPP) et le Département des études statistiques de l’enseignement supérieur (DGESIP) de réaliser des enquêtes ministérielles.
Plusieurs enquêtes ont été élaborées.
SISE : enquête majeure pour estimer les effectifs étudiants en France
Objectifs de l’enquête
Enquête incontournable de l’enseignement supérieur, présente sous format Sise depuis 1994, SISE (Système d’Information sur le Suivi de l’Etudiant) est la source majeure des statistiques exploitées par le ministère de l’Enseignement Supérieur. Cette enquête a pour but :
- D’estimer les effectifs étudiants et leurs caractéristiques démographiques,
- D’étudier les déroulements et les réussites des cursus,
- De réaliser des études sur les migrations et les origines scolaires.
Champs de l’enquête
La plupart des établissements d’enseignement supérieur privés et publics sont soumis à cette enquête, à savoir :
- Les universités et universités technologiques (IUT),
- Les écoles d’ingénieurs en université,
- Les instituts nationaux polytechniques (INP),
- Les IEP de Paris,
- Les grands établissements indépendants des universités,
- Les IUFM intégrés et non intégrés aux universités et les ESPE.
Et encore bien d’autres structures. Vous pouvez trouver une liste plus précise sur le site du Ministère.
Contenu de l’enquête
La remontée des informations se fait uniquement par voie électronique à l’aide de fichiers collectées depuis les logiciels de gestion des écoles.
Le fichier doit contenir les données suivantes :
- La répartition des étudiants en formation initiale
- L’origine scolaire des nouveaux inscrits
- Les nouveaux inscrits par série de baccalauréat (ou diplômes équivalents)
- La répartition par âge de l’ensemble des étudiants inscrits en formation initiale
- La répartition des étudiants français et étrangers par profession du parent référent
- La répartition des étudiants étrangers selon la nationalité
- Les diplômes et autres titres délivrés en année N
Deux périodes d’observations sont à mettre en place pour rendre compte des deux types de populations observées : les étudiants inscrits et les étudiants diplômés. L’école est invitée en janvier l’année N+1 à transmettre les données demandées au DGESIP pour les informations concernant ses étudiants et en septembre N+1 sur ses diplômés.
Type de SISE | Période limite de remontée du fichier au ministère | SISE Inscrits
| Janvier N+1 |
|---|---|
SISE Diplômés | Septembre N+1 |
La remontée des informations via ce dispositif offre une information complète grâce aux 70 variables qui composent le fichier. Parmi les variables transmises, le numéro INE permet notamment de suivre le parcours de l’étudiant à la DEPP et au DGESIP pour estimer l’orientation emprunté par l’étudiant.
Rôle du logiciel de gestion pour répondre à SISE
Les enquêtes ministérielles se numérisent. La remontée des informations auprès du ministère se fait majoritairement via un fichier de données issues du système d’information de votre école.
Or, le système d’information est souvent composé de plusieurs outils numériques. L’important est donc de posséder un outil qui centralise les informations en temps réel.
Lier les process à l’enquête
Les informations nécessaires pour répondre à SISE proviennent majoritairement du processus d’inscription : l’étudiant saisit des données directement depuis son site et ses données sont nativement transcrites en un format adapté pour SISE. Vraie mine d’informations, cette période permet aux écoles de récolter toutes les informations sur l’apprenant et son origine scolaire, sociale et démographique.
Légende :
- La situation actuelle contient une liste de valeur qui reflète la liste imposée par SISE
- Le choix de l’établissement se fait en s’appuyant sur un référentiel avec code UAI
- Le bac a récemment été réformé. AIMAIRA se charge, dans le cadre de l’abonnement annuel, de mettre à jour le nécessaire (spécialités, etc.)
« Il faut garder en tête que la possibilité de fournir les données est une chose, mais il faut aussi que l’école adopte un process d’inscription qui lui fait collecter les données, et sous le bon format, dès le début »
Bardya – Chef de projet AIMAIRA
Unifier les informations
Une attention particulière est à porter à la codification des champs. En effet, les intitulés de l’enquête SISE doivent correspondre aux intitulés dans votre outil afin de faciliter la remontée des données.
AIMAIRA anticipe l’enquête SISE en faisant en sorte de faire correspondre les champs demandés aux apprenants lors de leur inscription à ceux utilisés dans le cadre de l’enquête SISE.
S’adapter à chaque situation
De plus, AIMAIRA permet aux équipes administratives de décider si un nouvel apprenant entre dans le champ de l’enquête SISE via sa voie d’entrée. Ainsi, l’école choisit seulement les étudiants inscrits pour l’année scolaire entière et exclut de l’enquête dès le départ ceux inscrits pour un seul semestre à l’occasion d’un échange académique par exemple.
AIMAIRA met à disposition de ces clients 4 Odata spécifiques à l’enquête SISE :
- UneOdata préformatée qui correspond au fichier SISE demandé par le ministère ; les équipes n’ont pas besoin d’intervenir pour retraiter les 70 variables couvertes par l’enquête.
- Une Odata détailléequi laisse apparaître des informations complémentaires sur les apprenants et permet de rectifier les possibles erreurs identifiées par l’école ou le ministère lors de la remise du fichier
- Une Odata spécifique aux diplômés
- Une Odata contenant seulement les apprenants en cours d’inscription
Conclusion
Une attention particulière doit donc être portée lors de votre achat de logiciel à la capacité de l’éditeur de répondre à votre problématique légale.
S’appuyer sur un outil robuste aussi bien d’un point de vue technologique que fonctionnel permet aux équipes administratives de réaliser des extractions efficaces.
Cette double compétence s’accompagne généralement d’une veille réglementaire de votre prestataire (dossier technique ministériel SISE, vérification de l’évolution des codes, etc.). Cela s’avère utile pour éviter une obsolescence inévitable liée aux évolutions réglementaires intervenant chaque année.
A titre d’exemple, le Ministère fait dorénavant appliquer de nouvelles règles pour l’enquête SISE en raison du récent changement du baccalauréat. Une nouvelle codification est entrée en vigueur pour les spécialités proposées.
« L’apport d’AIMAIRA est double : technique car la donnée est centralisée et accessible en temps réel depuis n’importe quel outil tel qu’Excel mais également opérationnel car la collecte de données est organisée très en amont évitant ainsi les ressaisies toujours sources d’erreur. Avec AIMAIRA, le gain de temps pour les écoles est énorme ! »
Bardya – Chef de projet AIMAIRA
