La préinscription est une pratique qui tend à se répandre.
Le secteur de l’enseignement supérieur est particulièrement propice à ces inscriptions anticipées. Les rentrées décalées, en janvier /février, et l’augmentation du nombre d’étudiants étrangers poussent les écoles à revoir leur méthode d’inscription traditionnelle. D’après une étude Campus France, la France accueille aujourd’hui 358 000 étudiants étrangers. Une tendance croissante depuis plus d’une décennie.
Elle peut aussi être une solution pour les établissements qui n’ont pas encore lancés leur processus d’inscription mais qui veulent sécuriser les effectifs pour la prochaine rentrée.
Lancer les campagnes de recrutement
Vous venez d’ouvrir vos campagnes de recrutements notamment les recrutements sur titre qui se font au fil de l’eau.
Le site a été ouvert et les candidats nationaux ou internationaux peuvent saisir les différentes rubriques bilingues que votre école aura pré paramétrée depuis n’importe quel appareil (le site est web responsive).
Ce portail de Candidature permet de :
- Collecter de la donnée et notamment des résultats à des tests de langue
- Collecter des documents (CV, lettre, justificatif de tests de langue, etc). Ces documents se retrouvent dans le backoffice pour être contrôlés par le personnel administratif et surtout être réutilisés lors de l’inscription évitant ainsi une ressaisie par le candidat
- Payer en ligne des frais de candidature éventuels
- Valider le dossier en ligne par un double clic
- Demander le nom de référents pour obtenir de manière sécurisée une recommandation
Evaluer les candidats éligibles
Votre objectif est de définir l’éligibilité du candidat à passer à l’étape suivante.
Cette étape varie selon les écoles, les programmes, les voies d’admission. Ainsi votre candidat peut :
- Être évalué sur dossier par un ou plusieurs évaluateurs de votre école ou du monde professionnel. Cette valuation sur dossier peut être ou non couplée à un entretien en présentiel, en distanciel live ou différé. Le module Candidature d’AIMAIRA permet de couvrir l’ensemble de ce processus.
- Être évalué dans le cadre d’une sélection écrite et/ou orale sur des journées balisées. Le module Sélection d’AIMAIRA permet de couvrir l’ensemble de ce processus.
Les jurés sont prêts à évaluer chaque dossier en ligne.
Pour cela, ils disposent d’un espace dédié où ils retrouvent l’ensemble des candidats et leur dossier par programme, par voie d’admission par date d’échéance.
Des questionnaires en ligne permettent de cadrer les évaluations.
Admettre et sécuriser les candidats
Les évaluateurs évaluent au fil de l’eau ce qui vous permet d’admettre très tôt sur certaines voies d’admission vos candidats. Mais vos inscriptions ne sont pas prêtes…
Ainsi il peut se passer plusieurs mois entre le moment où vous avez acceptez un candidat et le moment où vous lui donnez la possibilité de confirmer son inscription.
C’est pourquoi AIMAIRA propose un système de pré-inscription
Le principe est simple :
Le statut du candidat admis est modifié. Cette modification génère automatiquement l’envoi par mail d’une url au candidat lui permettant de signer les CGV et de payer un acompte. Le candidat accède à l’URL sans s’authentifier grâce à un mécanisme de token.
Une fois que le candidat a passé cette étape, son statut est à nouveau modifié. Certaines écoles peuvent vouloir à ce stade créer en automatique un compte « école ». Ceci est possible grâce à une synchronisation. Dans AIMAIRA, un apprenant est créé automatiquement sur la bonne voie d’entrée ayant le statut « en cours d’inscription ». On retrouve sur cet apprenant l’ensemble des éléments collectés sur sa candidature.
Pour les candidats internationaux :
Une lettre d’acceptation est jointe par mail. Cette lettre confirme le règlement de l’acompte ce qui permet de faire des démarches administratives (par exemple auprès de Campus France pour la demande de visa).
Lorsque les inscriptions s’ouvrent quelques mois plus tard, cet apprenant reçoit au même titre que les autres l’URL du site et ses identifiants. Il reprend le processus standard et verra que son acompte a bien été payé reçu et enregistré.
