Depuis sa création, aivancity s’appuie sur AIMAIRA pour structurer son établissement. Fabien CARLIER, Directeur Informatique et Patrimoine, partage son retour d’expérience sur notre ERP pensé pour l’enseignement supérieur, qui accompagne l’école dans tous les aspects de la gestion de ses parcours apprenants.
Témoignage de Fabien CARLIER, Directeur Informatique et Patrimoine à aivancity, sur l’expérience avec AIMAIRA
Je suis Fabien CARLIER, Directeur Informatique et Patrimoine à aivancity. Mon rôle est transverse : je pilote à la fois la stratégie et l’opérationnel sur les infrastructures IT, les systèmes d’information et la gestion des bâtiments. C’est un poste qui nécessite une vision d’ensemble. Mon objectif est de garantir la cohérence entre les besoins pédagogiques, administratifs et techniques de l’école.
Vous utilisez AIMAIRA depuis 2020. Pouvez-vous nous expliquer dans quel contexte vous avez découvert la solution ?
Nous avons découvert AIMAIRA dès la création d’aivancity. À l’époque, notre priorité était de poser des bases solides : un système d’information unique, modulable, capable de s’adapter à notre modèle pédagogique innovant et à notre ambition de croissance rapide. AIMAIRA répondait parfaitement à ces attentes.
Mais ce qui nous a convaincus, au-delà des fonctionnalités, c’est l’approche humaine et agile de l’équipe. On ne cherchait pas qu’un logiciel ; on cherchait un partenaire capable de comprendre notre projet, de s’adapter à notre rythme, et d’évoluer avec nous. AIMAIRA a coché toutes les cases dès le départ.
Quelles étaient vos principales difficultés ou défis avant d’utiliser la solution ?
Notre plus gros défi, c’était de construire une architecture d’information cohérente et évolutive. Comme nous partions de zéro, nous avions donc besoin d’un ERP capable de tout centraliser : les candidatures, les sélections, les inscriptions, la scolarité, la facturation, les relations entreprise, etc.
AIMAIRA nous a offert cette centralisation, avec une vraie capacité d’interopérabilité. La solution s’intègre facilement à d’autres briques de notre écosystème digital, ce qui nous a permis de créer une chaîne de gestion fluide et complète dès les premières semaines.
Comment s’est déroulée la phase de mise en œuvre et d’adoption ?
La mise en œuvre s’est très bien passée. Nous avons été accompagnés dès le départ par un chef de projet dédié, qui a su parfaitement comprendre nos enjeux. L’intégration s’est faite de manière progressive, en respectant notre rythme de déploiement.
Comme nous étions en construction, chaque module a été activé au bon moment, au fur et à mesure que les besoins opérationnels émergeaient. Cette souplesse a été précieuse pour favoriser l’adoption en interne, sans rupture.
Comment utilisez-vous AIMAIRA aujourd’hui dans vos activités quotidiennes ?
Aujourd’hui, AIMAIRA est au cœur du fonctionnement d’aivancity. Tous les services l’utilisent : admissions, planning, gestion des étudiants, facturation, suivi des enseignants, etc. C’est notre colonne vertébrale.
Concrètement, nous utilisons de nombreux univers métier proposés dans la solution : Candidature, Sélection, Inscription, Académie, Planification, Finance, Relation Entreprise. Chaque univers répond à un besoin précis, et l’ensemble est cohérent. Les apprenants disposent aussi d’un intranet intégré, très apprécié, qui leur permet de suivre leur scolarité en autonomie : notes, emplois du temps, conventions de stage, documents officiels, etc.
Quels sont les aspects que vous trouvez les plus utiles pour votre travail ?
Sans hésiter : la centralisation des données. C’est ce qui nous permet d’avoir une vision complète et fiable de nos processus, sans ressaisies, sans erreurs. Tout est structuré autour d’un référentiel unique, ce qui simplifie le travail des équipes et sécurise la gestion des données.
Et comme AIMAIRA est full web et en SaaS, tout le monde peut y accéder facilement, que ce soit sur site ou à distance. C’est indispensable aujourd’hui.
Quels bénéfices avez-vous constatés depuis la mise en place d’AIMAIRA ?
L’un des bénéfices les plus nets, c’est l’efficacité. Dès le lancement de l’école, nous avons pu structurer nos processus avec des workflows clairs, sans empilement de solutions. Résultat : moins de temps perdu, moins d’erreurs, et un fonctionnement bien plus professionnel.
Le fait de pouvoir tout centraliser dans un seul outil a aussi beaucoup facilité la collaboration entre services. Chacun a accès aux bonnes informations, au bon moment, ce qui fluidifie vraiment les échanges.
Avez-vous un exemple concret de succès lié à AIMAIRA ?
Oui, un très bon exemple est l’intégration entre AIMAIRA et notre CRM Hubspot. Grâce à cette synchronisation, on a pu aligner le suivi de nos leads avec les parcours d’inscription. Le passage du prospect à l’étudiant inscrit se fait de façon continue, sans rupture de données. C’est un vrai plus pour les équipes marketing et admissions, et pour l’expérience candidat.
Quel impact la solution a-t-elle eu sur vos processus internes ?
Elle renforce notre transversalité. Chaque service aurait pu fonctionner avec ses propres outils. Là, tout est unifié et dématérialisé. On évite les doublons, on améliore la qualité des données, les collaborations entre les équipes et on réduit considérablement les erreurs humaines.
Quel est votre niveau de satisfaction globale vis-à-vis d’AIMAIRA ?
Globalement très satisfait. L’outil est fiable, il continue d’évoluer, et il reste en phase avec nos besoins. Et surtout, la relation avec les équipes AIMAIRA est fluide et constructive. Les échanges sont simples, rapides, efficaces. Les équipes techniques sont très réactives et compétentes, ce qui nous met en confiance.
Avez-vous des suggestions pour les prochaines évolutions du produit ?
Oui, ce que j’aimerais, ce sont des outils de business intelligence plus avancés : des tableaux de bord dynamiques, des alertes personnalisées, un meilleur suivi des KPI, et plus de connecteurs pour ouvrir encore davantage le système à notre écosystème. Ce serait un vrai plus pour le pilotage.
AIMAIRA propose déjà pas mal d’interfaces avec des outils de BI, ce qui est très utile, mais je pense qu’il y a encore du potentiel pour aller plus loin, notamment en intégrant ces capacités directement dans l’interface utilisateur ou en rendant certaines analyses plus accessibles aux équipes non techniques. Ce sont des évolutions que je suivrai avec beaucoup d’intérêt.
Comment AIMAIRA peut continuer à vous accompagner efficacement ?
En maintenant cette écoute active, cette agilité dans les déploiements, et en continuant à proposer des évolutions qui suivent les enjeux de l’enseignement supérieur. Ce qui fait la force d’AIMAIRA aujourd’hui, c’est sa capacité à rester en mouvement avec ses clients, j’espère que ça continuera.
Un grand merci à Fabien CARLIER pour son retour d’expérience clair, précis et constructif et Tawhid CHTIOUI. Nous sommes fiers d’accompagner aivancity depuis ses débuts, et heureux de contribuer à la structuration de leur système d’information. Cette collaboration illustre parfaitement notre engagement : proposer une solution ERP agile, évolutive et pensée pour les acteurs de l’enseignement supérieur.
