Souvent confondus, le CRM et l’ERP sont des outils de gestion qui soutiennent l’activité des établissements d’enseignement supérieur.
Que cela soit pour gérer le processus de candidature ou d’inscription, la question interviendra toujours : Quelle est la différence entre un CRM et un ERP ? Comment faire le bon choix ? Pourquoi et quand privilégier l’un par rapport à l’autre ?
Rôle du CRM
Une centralisation de vos contacts
Un CRM a pour principale mission de centraliser vos contacts qu’ils proviennent d’entreprises, des familles (étudiants et parents) ou même de prescripteurs (comme par exemple des agents, des conseillers d’orientation, etc…). L’outil de CRM centralise toutes les informations liées à ces contacts et notamment toutes les interactions que vous avez pu avoir avec eux.
Si dans bien des cas le CRM est le point d’entrée d’un contact dans le système d’information d’une école, ce même contact va avoir une vie dans d’autres applications en tant que candidat, inscrit, apprenant, diplômés, etc. L’enjeu pour le CRM est donc d’avoir en temps réel une information à jour provenant des autres applications et notamment de votre ERP.
Du lead au candidat
Ainsi, le CRM a un rôle essentiel dans le début du cycle de vie du contact à savoir le lead et son passage de lead à candidat. Des fonctionnalités comme le scoring, le marketing automation et les opportunités sont centrales dans votre CRM.
Par exemple :
Le scoring permet de mettre un poids sur un lead pour connaitre son degré de maturité dans le parcours candidat que vous aurez préalablement défini
Les opportunités d’affaires permettent de construire un prévisionnel d’affaires (qu’on appelle aussi « funnel »)
Tout l’enjeu est de suivre le contact tout au long de son cycle de vie. Or le contact peut passer par différents statuts tels que : candidat, candidat admissible, en cours d’inscription, apprenant puis enfin diplômé.
Le CRM est bien souvent au cœur des problématiques de recrutement(passage de lead en candidat) mais ne dispose par la suite d’aucune information fiable sur le devenir de ce candidat. L’ERP, quant à lui, va suivre le cycle de vie du candidat jusqu’à sa diplomation.
Une intégration fine va permettre une mise à jour automatique d’un certain nombre d’informations clés dans le CRM. Ainsi le recrutement va pouvoir, par exemple, analyser combien de contacts, ayant participé à telle JPO, ont finalisé leur candidature.
Zoom sur le scoring
Les potentiels candidats de votre établissement ont pu être rencontrés lors d’une journée portes ouvertes physiques (ou virtuelles) puis leurs coordonnées ont été importées dans le CRM.
D’autres candidats ont pu aussi être approchés en ligne et leurs informations ont été collectées directement en ligne grâce à des campagnes de publicité ramenant les contacts vers des formulaires sur vos pages d’atterrissage (landing page).
Une fois le lead collecté, un score peut lui être affecté automatiquement selon le parcours qu’il aura mené sur votre site.
Par exemple :
Avec ce type d’approche, vous pouvez définir des objectifs concrets :
- A partir de X points, le service recrutement appelle le contact pour apporter un conseil personnalisé
- A partir de X points, un mail permet de partager des ressources plus “premium” et ainsi inciter le contact à aller plus loin et candidater.
Rôle du CRM
Plusieurs options sont possibles selon la complexité de vos process :
Le module Candidature d’AIMAIRA
Il permet aux candidats :
- De renseigner des éléments sur sa personne
- De télécharger des pièces justificatives
- De répondre à des questionnaires spécifiques
- De donner les coordonnées d’un référent si besoin
- De signer en ligne les CGV pour candidater
- De payer en ligne les frais de candidatures éventuels
La suite est plus délicate : votre école a défini des règles d’admission stratégiques et nécessairement différenciées selon les programmes et les voies d’admission au sein de ces programmes. Ces règles sont définies au travers des processus de sélection et d’admission.
Le module Candidature va vous permettre de mettre le dossier dématérialisé de votre candidat à disposition d’évaluateurs. Un questionnaire en ligne préalablement paramétré permet de guider l’évaluation. L’évaluateur peut également réaliser un entretien en live ou en différé (via la solution Easyrecrue) directement sur sa plateforme.
Le module Candidature d’AIMAIRA
Le candidat candidate directement auprès de la banque d’épreuves et bien souvent réalise une première série d’épreuves à l’écrit pour déterminer une liste de candidats admissibles à passer les épreuves orales dans chacune des écoles.
Le module Sélection d’AIMAIRA permet de récupérer les candidats admissibles, de collecter les vœux de créneaux de RDV auprès de toutes les parties prenants (jurés, candidats) et de les faire matcher. Grâce à un algorithme interne à l’outil Sélection, les équipes peuvent planifier au mieux les différentes ressources (jury, candidat, types d’épreuves, salles) tout en gérant les aléas en temps réel (absence, train en avance, etc).
Enfin, le portail jury permet d’évaluer en ligne chaque candidat. Le backoffice garde une vue centralisée de toutes les évaluations et peut harmoniser les notes finales avant d’exporter les listes de candidats admis selon la barre d’admissibilité.
Le module Sélection d’AIMAIRA
Le candidat candidate directement auprès de la banque d’épreuves et bien souvent réalise une première série d’épreuves à l’écrit pour déterminer une liste de candidats admissibles à passer les épreuves orales dans chacune des écoles.
Le module Sélection d’AIMAIRA permet de récupérer les candidats admissibles, de collecter les vœux de créneaux de RDV auprès de toutes les parties prenants (jurés, candidats) et de les faire matcher. Grâce à un algorithme interne à l’outil Sélection, les équipes peuvent planifier au mieux les différentes ressources (jury, candidat, types d’épreuves, salles) tout en gérant les aléas en temps réel (absence, train en avance, etc).
Enfin, le portail jury permet d’évaluer en ligne chaque candidat. Le backoffice garde une vue centralisée de toutes les évaluations et peut harmoniser les notes finales avant d’exporter les listes de candidats admis selon la barre d’admissibilité.
Le module Sélection d’AIMAIRA
Une fois le candidat admis dans votre CRM ou dans le module candidature d’AIMAIRA, il faut l’inscrire. L’inscription est un moment central de la scolarité puisque c’est à ce moment que l’on recense les apprenants pour la rentrée prochaine par programme, que l’on collecte la signature en ligne du contrat de scolarité, le paiement d’un acompte et des pièces comme le diplôme, la CVEC etc.
L’inscription permet également de collecter les informations pour répondre aux enquêtes ministérielles (comme SISE). Dans le module Inscription/finance d’AIMAIRA, ce moment va également permettre de générer des lignes prévisionnelles de paiement et de facturation directement dans la balance de chaque apprenant. Ainsi, l’école dispose d’une vue par apprenant des échéances de paiement à venir mais également une vue centralisée de son CA et de sa trésorerie.
Les écoles gagnent à réaliser leurs inscriptions directement dans leur ERP : ce sont des éléments fondamentaux de préparation de la rentrée.
