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ERP de scolarité pour l’enseignement supérieur. Conçu, développé et hébergé en France.

Des centaines de candidatures papier dématérialisées, gérées par une équipe de deux personnes

Publié le · Propos recueillis auprès de Véronique Guyot, directrice

Véronique Guyot Directrice
Type d’établissement
École de design
Apprenants
Environ 150
Équipe administrative
Deux personnes
Modules déployés
Candidature, finance, alternance, livret d’apprentissage numérique
Depuis
2022

L’École de Design forme environ 150 apprenants avec une équipe administrative de deux personnes. Jusqu’en 2022, toutes ses candidatures étaient gérées sur papier.

Le défi

Des centaines de dossiers papier par an pour deux personnes, et un temps considérable passé sur les paiements, les contrats d’alternance et les certificats.

La solution

Une plateforme paramétrée aux spécificités de l’école avec un chef de projet dédié : déploiement lancé en octobre, opérationnel en janvier.

Le périmètre

Candidatures, paiements en ligne et échéanciers, certificats et bulletins, suivi des alternants et livret d’apprentissage numérique.

Les résultats

Du temps libéré pour les partenariats et l’accompagnement pédagogique, sans perdre le contact humain avec les étudiants.

Comment ça s’est passé

  1. 01

    Cadrage

    Un chef de projet dédié, et une école très impliquée : « nous avons répondu à toutes les demandes de notre chef de projet avec réactivité ».

  2. 02

    Paramétrage aux spécificités de l’école

    La plateforme a été adaptée aux processus de l’établissement pendant le déploiement, avec des échanges soutenus entre les deux équipes.

  3. 03

    Mise en service en trois mois

    Déploiement démarré en octobre, tout était opérationnel en janvier.

  4. 04

    Formation et extension

    Formations suivies par l’équipe, puis adoption du livret d’apprentissage numérique et des alertes automatisées.

Ce qui a changé au quotidien

01

Candidatures

Le suivi des candidatures est dématérialisé : plus de dossiers papier à traiter à la main pendant les pics de l’année.

02

Finance

Paiements en ligne, échéanciers et alertes automatisées sur le suivi des règlements.

03

Scolarité

Les certificats de scolarité sont dématérialisés, sans réédition permanente, et les bulletins de notes sont générés automatiquement, sans calcul manuel.

04

Alternance

Suivi des alternants centralisé et livret d’apprentissage numérique, qui facilite l’accompagnement des employeurs comme des étudiants.

05

Relations entreprises

Les informations sont au même endroit, ce qui simplifie la collaboration avec les entreprises partenaires.

06

Direction

Le temps libéré est reporté sur les partenariats et l’accompagnement pédagogique, et les périodes de forte activité s’anticipent mieux.

Dans leurs mots

Ce qui nous a marqués, c’est la disponibilité et la pédagogie des équipes qui ont su répondre à toutes nos interrogations et adapter la plateforme à nos spécificités.
Véronique GuyotDirectrice, L’École de Design
Le déploiement a commencé en octobre et en janvier tout était opérationnel.
Véronique GuyotDirectrice, L’École de Design
Nous avons libéré du temps pour nous concentrer sur d’autres aspects essentiels, comme les partenariats et l’accompagnement pédagogique.
Véronique GuyotDirectrice, L’École de Design

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