Comment faciliter son processus d’inscription ?

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Comment faciliter son processus d’inscription ?

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Au sein de la désormais célèbre Management Reseach Academy, l’heure des inscriptions se profile… Comme pour tout autre établissement d’enseignement supérieur, d’ailleurs, à une différence près, probablement : avec aimaira, Monsieur R (pour ceux qui n’en avaient pas suivi la présentation, cliquez ici !) est serein, autant dire que la lourde tâche des inscriptions des étudiants, de l’année passée n’est plus que, désormais, un lointain souvenir !

Assis à son bureau, Monsieur R reçoit un coup de fil d’une collègue, Madame H, le ton nettement moins enjoué qu’à l’ordinaire. Là voilà à la recherche d’une oreille attentive, compréhensive, se préparant déjà à devoir gérer des imprévus, des aléas, et la course des semaines d’inscription dans son établissement ! Monsieur R l’écoute, et se souvient…


Le système d’inscription dans un établissement d’enseignement supérieur !

Pendant des années, il y eut des périodes noires, des moments, généralement de longues semaines, où Monsieur R se préparait à affronter le pire, courir dans tous les sens, arpenter les couloirs de son établissement, cherchant à répondre aux doléances de ses secrétariats pédagogiques, de ses comptables, absolument dépassés par la masse de traitement des dossiers d’inscription. Pour chaque nouvelle inscription, il fallait récupérer un dossier, contenant pas moins de 5 documents, si bien que l’on se retrouvait vite, avec des piles de dossiers qu’il fallait traiter dans les meilleurs délais ! Sans compter, les dossiers incomplets, les écritures manuelles illisibles qu’il fallait pourtant décrypter pour les saisir en informatique… Monsieur R, satisfait de voir l’enthousiasme de son établissement, le rayonnement de la Management Reseach Academy, n’en semblait pas moins découragé quelquefois, perdu, devant la tâche, l’ampleur du travail à accomplir…

aimara, la réponse, pour une inscription en ligne, totalement dématérialisée

Heureusement, les choses ont bien changé, si bien qu’il faut reconnaître que tout cela n’est désormais plus qu’un lointain souvenir… Pour les inscriptions des étudiants dans son établissement d’enseignement supérieur, Monsieur R a fait confiance à aimaira, un ERP dédié à l’enseignement supérieur, qui a pris soin de déployer un système d’inscription en ligne totalement dématérialisé.

Désormais, Monsieur R n’a plus à courir, les secrétaires administratives, les comptables, n’ont plus à reprendre, une par une, les pages de chacun des dossiers d’inscriptions, tout se fait sur aimaira !

aimaira et son processus d’inscription en ligne permet d’entrevoir de nombreux avantages pour un établissement, tel que celui de Monsieur R :

  • Un gain de temps absolument considérable, à tous les niveaux, pour les différents services de l’établissement
  • Des dossiers saisis avec précision car saisis par les apprenants ou leur famille, stockés en ligne, et accessibles à tous ceux qui en ont l’autorisation
  • Des gains de place appréciables, plus besoin de stocker des milliers de documents papiers
  • Des économies pour les frais de gestion administrative courant : frais d’envoi, papeterie…
  • Une comptabilité gérée en toute simplicité
  • Un tableau de bord, qui vous informe en temps réel des nouvelles inscriptions et du chiffre d’affaires qui en découle
  • La possibilité de suivre les inscriptions en ligne, depuis l’endroit de son choix, en dehors des murs de l’établissement, il suffit d’être doté d’un ordinateur et d’une ligne Internet

À écouter Madame H, Monsieur R, notre chef d’établissement, se dit alors qu’il ne pourrait plus revenir en arrière, se passer des services d’aimaira, pour la gestion des inscriptions des nouveaux étudiants. Il est plus qu’enchanté de pouvoir, cette année, en plein rush des inscriptions, s’offrir quelques jours de détente – reste à choisir le lieu, sur ce point Aimaira ne peut rien, c’est à sa famille de s’accorder !-. Parce que Monsieur R. comprend la détresse de sa consoeur, il termine quand même par lui glisser :

  • « Tu sais, tu devrais sérieusement songer à mettre en place un système d’ERP pour ton établissement, moi cette année, je n’ai rien à gérer, avec aimaira… Je t’envoie un mail avec leurs coordonnées ! »

Une étudiante s’inscrit en ligne, avec aimaira

Mademoiselle S est fière d’elle et à vrai dire, elle a bien raison ! Smartphone à la main, elle vient de recevoir une notification de sa boîte mail, elle est admise à la Management Research Academy !

La famille au complet se réjouit ! Le grand frère, Monsieur D, lui jette un regard attendri, quand les parents félicitent leur petite dernière, quelques trémolos dans la voix… Parce que les parents se doivent d’être les garants de l’organisation de leurs enfants, les voilà déjà en train de prévenir leur fille :

« – Tu devrais commencer dès que possible à réunir les documents dont tu auras besoin pour le dossier d’inscription ! Et surtout ! Surtout, ne tarde pas à l’envoyer ! Si tu veux, on s’en occupe… »

Mademoiselle S sourit tendrement avant de leur montrer le mail reçu via aimaira, lui faisant part de la possibilité de s’inscrire en ligne, en toute simplicité. Inutile de composer un dossier manuscrit, tout se fait en ligne, l’inscription est dématérialisée et résolument inscrite dans l’ère du temps :

  • Suite à son admission, le candidat se voit attribuer un identifiant et un mot de passe, pour se connecter au système de l’établissement
  • Une fois en ligne, il lui suffit de remplir les différents renseignements administratifs
  • Pour le règlement des frais de scolarité, là encore tout se fait en ligne, via les modalités proposées par l’établissement.
  • Il lui faudra ensuite télécharger quelques documents officiels, tels qu’une photo, une pièce d’identité…
  • Et le voilà inscrit ! Il n’a plus qu’à aller sur son Intranet chercher son certificat de scolarité.

En s’y intéressant de plus près, le grand frère se souvient de la course à la confection de son dossier d’inscription, il aurait bien aimé un système comme celui proposé par aimaira

Il fallait, via aimaira pouvoir bousculer, dépoussiérer, révolutionner les codes de l’enseignement supérieur, tout du moins son organisation. aimaira se veut être un système de gestion simplifié d’un établissement supérieur, résolument inscrit dans son temps, permettant des économies financières, un gain de temps, une organisation simplifiée.

Désormais, les inscriptions se font en ligne, en toute simplicité. Depuis son lieu de villégiature, Monsieur R vérifie en temps réel l’avancée des inscriptions, impossible pour lui de décrocher réellement…

Et vous, comment gérez-vous les inscriptions de vos étudiants ? Venez nous en parler !

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